ARKKITEHTUURIMUSEON TIETOSUOJASELOSTE
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Suomen arkkitehtuurimuseo
Osoite: Kasarmikatu 24, 00130 Helsinki
Puhelin: 045 7731 0482
Sähköposti: mfa@mfa.fi, suvi.juvonen@mfa.fi
Yhteyshenkilö: Suvi Juvonen
Rekisteröidyt
Arkkitehtuurimuseon rekistereissä rekisteröityjä ovat:
• verkkokaupan asiakkaat
• uutiskirjeen tilaajat
• lahjoitusten tekijät
• kirjaston asiakkaat
• arkiston asiakkaat
• Kookos-kokoelmahallintajärjestelmään tallennetut henkilöt
• henkilöstö, organisaation luottamustehtäviä hoitavat henkilöt
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Uutiskirjeen henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Tietoja käytetään yhteydenpitoon.
Verkkokaupan, lahjoitusten, henkilöstön, kirjaston ja arkiston rekistereiden henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun (asiakkuus tai sopimus). Tietoja käytetään yhteydenpitoon, tilattujen tuotteiden toimittamiseen ja laskutukseen tai työsuhteisiin liittyvien asioiden hoitoon.
Arkkitehtuurimuseon kokoelmahallintajärjestelmässä henkilötietojen käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden (Tietosuojalaki 4§ 3 mom.). Henkilötietoja tallennetaan tietokantaan tekijänoikeuksien turvaamista, yhteydenpitoa, tiedon välittämistä ja kohteiden yksilöimistä varten.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterien käsiteltävät tiedot vaihtelevat, tarkat selostukset saa rekistereistä vastaavalta henkilöltä. Kaikissa rekistereissä on seuraavat tiedot:
• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
• Rekisteröidyn osoite;
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
• Rekisteröidyn puhelinnumero;
Verkkokaupan ja uutiskirjeen tilaajien rekisterissä on lisäksi:
• Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
Kirjaston rekisterissä tallennetaan lisäksi:
• Rekisteröidyn syntymäaika;
Henkilöstörekisterissä tallennetaan lisäksi
• Pankkiyhteystiedot
• Rekisteröidyn henkilötunnus
• Työsuhteeseen liittyviä tietoja
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään.
Kookokseen tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyiltä, aineistojen lahjoittajilta, asiakirjoista, arkistoista sekä rekisterinpitäjän oman toiminnan ja tutkimustyön tuloksena.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Arkkitehtuurimuseon järjestelmiin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa henkilötietojen käsittelijälle, joka käsittelee tietoja Arkkitehtuurimuseon puolesta. Käsittelijä on velvollinen noudattamaan tietosuojalakia ja EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä kuvattujen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön asettamia vaatimuksia.
Henkilötietojen säilytysaika
Asiakkuuksiin perustuvat henkilötiedot säilytetään asiakkuuden keston ajan. Kirjaston asiakkaiden tiedot poistetaan neljä vuotta viimeisen lainauksen jälkeen edellyttäen, että kaikki lainat on palautettu.
Lahjoittajien ja sopimuksiin perustuvat henkilötiedot säilytetään pääosin pysyvästi ellei selosteessa käsittelytoimista ole päätetty toisin.
Kookos-kokoelmahallintajärjestelmän henkilötiedot säilytetään pysyvästi.
Profilointi
Tietoja ei käytetä automaattiseen profilointiin.
Rekisteröidyn oikeudet
Uutiskirjeen tilaus on peruttavissa milloin tahansa.
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Arkkitehtuurimuseon käsittelemät henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on oikeutettu etu;
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Arkkitehtuurimuseo voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Arkkitehtuurimuseo voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Arkkitehtuurimuseo voi kieltäytyä poistamasta tietoja yleisen edun perusteella silloin, kun tietoja säilytetään historiallisia tutkimustarkoituksia ja arkistointitarkoitusta varten.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Suvi Juvoselle osoitteeseen suvi.juvonen@mfa.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Suomen arkkitehtuurimuseo
Suvi Juvonen
Kasarmikatu 24, 00130 Helsinki
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 23.12.2019.